پس از آنکه داوطلب در یکی از شعب مؤسسه در سراسر کشور در یک طرح و گروه آموزشی نامنویسی
میکند، تمامی مشخصات فردی و اطلاعات قرارداد ثبت نام وی، وارد سامانهی فراگیر میشود.
متصدی ثبت نام در محل تعیینشده از متقاضی، عکس میگیرد و برای وی کارت داوطلبی صادر
مینماید. این تصویر بر روی پاسخبرگ و کارنامهی آزمونهای دورهای دانشآموز نیز
چاپ میشود. ورود اطلاعات هر داوطلب درسامانهی فراگیر که سرویسدهندهی آن در دفتر
مرکزی مؤسسه قرار دارد و کاربران در شعب از طریق شبکهی جهانی اینترنت با آن کار میکنند،
این امکان را فراهم مینماید تا واحدهای ستادی بر روند ارائهی خدمات توسط شعبه، نظارت
و کنترل مستمر داشته باشند.